Thông Cáo Báo Chí Ra Mắt Sản Phẩm Mới: Cách Viết Và Mẫu
Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới là văn bản doanh nghiệp gửi cho báo chí để công bố một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, kèm đủ thông tin để phóng viên viết bài mà không phải hỏi lại. Nó có một nhiệm vụ hẹp hơn thông cáo thông thường: trả lời cho phóng viên, trong vài dòng đầu, rằng sản phẩm này là gì, dành cho ai, khác gì cái đã có và mua ở đâu, bao nhiêu tiền, từ khi nào. Bài này đi thẳng vào phần riêng của dạng thông cáo ra mắt: bộ thông tin phải có, thời điểm gửi, lỗi thường gặp và một mẫu dùng ngay.
- Mở bằng sản phẩm, không mở bằng công ty: câu đầu nêu tên sản phẩm, đối tượng dùng và lợi ích chính.
- Bộ thông tin bắt buộc: tên, giá, ngày bán, nơi bán, điểm khác biệt, ảnh và người liên hệ. Thiếu giá hoặc ngày bán thường khiến phóng viên phải hỏi lại.
- Thời điểm: gửi trước hoặc đúng ngày công bố, kèm bộ ảnh và tài liệu tải về.
- Họp báo hay chỉ thông cáo: chỉ tổ chức họp báo khi sản phẩm có thứ để trình diễn trực tiếp.
Nếu chưa nắm cấu trúc chung của một thông cáo, đọc trước cách viết thông cáo báo chí chuẩn. Muốn xem thêm mẫu cho các tình huống khác như ký kết hợp tác hay kỷ niệm thành lập, có sẵn trang tổng hợp mẫu thông cáo báo chí.
Thông cáo ra mắt sản phẩm khác thông cáo thường ở điểm nào?
Một thông cáo thông thường có thể xoay quanh sự kiện, nhân sự hay hợp tác. Thông cáo ra mắt sản phẩm xoay quanh một vật thể cụ thể mà phóng viên có thể mô tả cho độc giả, nên thông tin cần đo đếm được. Theo kinh nghiệm làm việc với các toà soạn của DigicomVN (không phải thống kê), độc giả quan tâm giá và ngày bán trước tầm nhìn của doanh nghiệp.
| Tiêu chí | Thông cáo thông thường | Thông cáo ra mắt sản phẩm |
|---|---|---|
| Câu mở đầu | Sự kiện hoặc quyết định của doanh nghiệp | Sản phẩm, đối tượng dùng, lợi ích chính |
| Thông tin bắt buộc | Ai, cái gì, khi nào, ở đâu | Thêm giá, ngày bán, kênh bán, thông số |
| Tài liệu đính kèm | Logo, ảnh sự kiện | Ảnh sản phẩm nhiều góc, ảnh dùng thực tế, thông số dạng bảng |
| Câu hỏi phóng viên thường gửi lại | Về người phát ngôn | Về giá, bảo hành, ngày có hàng, so với sản phẩm cùng loại |
Bộ thông tin phải có trước khi viết
Viết khi còn thiếu số liệu thường dẫn tới phải sửa và gửi lại lần hai, làm mất thời điểm. Hãy gom đủ bảy nhóm thông tin dưới đây vào một tài liệu nội bộ, rồi mới soạn thông cáo.
- Tên và định vị
- Tên chính thức viết nhất quán một cách, một câu mô tả sản phẩm thuộc nhóm nào.
- Đối tượng dùng
- Nhóm người dùng cụ thể, không viết chung chung là “mọi người”.
- Điểm khác biệt
- Một đến hai điểm kiểm chứng được, so với giải pháp hiện có trên thị trường.
- Giá và khuyến mại
- Giá niêm yết, giá ưu đãi ra mắt nếu có, thời hạn ưu đãi.
- Ngày và kênh bán
- Ngày mở bán chính thức, cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử.
- Người phát ngôn
- Một người có chức danh phù hợp, sẵn sàng trả lời phỏng vấn nhanh.
- Tài liệu tải về
- Ảnh gốc độ phân giải cao, video ngắn, bảng thông số, logo.
Cấu trúc 5 đoạn cho thông cáo ra mắt sản phẩm
Giữ nguyên nguyên tắc tháp ngược: ý quan trọng nhất đặt lên trước để biên tập viên cắt từ dưới lên mà vẫn đủ ý. Với thông cáo ra mắt, năm đoạn có thể sắp như sau, dài tổng cộng khoảng một trang giấy, tuỳ yêu cầu của từng toà soạn.
- Đoạn 1: câu mở
- Tên sản phẩm, loại sản phẩm, đối tượng dùng, thời điểm và địa điểm công bố. Một đến hai câu.
- Đoạn 2: vấn đề và giải pháp
- Người dùng đang gặp khó khăn gì và sản phẩm xử lý ra sao. Có một số liệu thị trường kèm nguồn nếu có.
- Đoạn 3: thông số chính
- Ba đến năm thông số quan trọng nhất, đã chọn lọc, phần còn lại để bảng đính kèm.
- Đoạn 4: phát ngôn
- Một trích dẫn của người đứng đầu hoặc quản lý sản phẩm, nói về lý do và kỳ vọng, không lặp lại thông số.
- Đoạn 5: giá, kênh bán, liên hệ
- Giá, ngày bán, nơi mua, giới thiệu ngắn về công ty và thông tin liên hệ báo chí.
Câu mở là đoạn cần chau chuốt nhất. Cách viết và phân biệt các thành phần của đoạn mở được giải thích riêng trong bài lead bài PR là gì; với thông cáo ra mắt, lead nên chứa đủ ba yếu tố: sản phẩm gì, cho ai, từ khi nào.
Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới
Mẫu dưới đây là ví dụ minh hoạ, tên công ty và số liệu là giả định, chỉ để thấy cách sắp thông tin. Thay các phần trong ngoặc vuông bằng dữ liệu thật của sản phẩm.
Mẫu minh hoạ - dữ liệu giả định
[Công ty] ra mắt [tên sản phẩm]: [lợi ích chính trong một câu] cho [nhóm người dùng]
[Địa điểm], ngày [ngày/tháng/năm] - [Công ty] hôm nay chính thức giới thiệu [tên sản phẩm], [loại sản phẩm] dành cho [nhóm người dùng], mở bán từ ngày [ngày] tại [kênh bán].
Theo [nguồn khảo sát, năm], [số liệu về vấn đề]. [Tên sản phẩm] xử lý vấn đề này bằng [giải pháp], khác với [cách làm hiện có] ở chỗ [điểm khác biệt kiểm chứng được].
Thông số chính: [thông số 1], [thông số 2], [thông số 3]. Bảng thông số đầy đủ và ảnh độ phân giải cao có trong tệp đính kèm.
“[Trích dẫn nói về lý do ra mắt và kỳ vọng]”, [họ tên], [chức danh] chia sẻ.
[Tên sản phẩm] có giá [giá niêm yết], ưu đãi [nội dung ưu đãi] đến hết ngày [ngày]. Về [công ty]: [hai đến ba câu giới thiệu]. Liên hệ báo chí: [họ tên - email - điện thoại].
Khi nào gửi thông cáo và có cần họp báo?
Thời điểm gửi quan trọng gần ngang nội dung. Với sản phẩm cần thử trước khi viết, nên gửi tài liệu cho phóng viên quen kèm thời điểm cho phép đăng (embargo) rõ ràng, để các báo cùng đăng trong cùng khung giờ. Tránh gửi khi chưa chốt giá hoặc ngày bán, vì đây là hai thông tin phóng viên thường hỏi lại.
- Trước ngày công bố
- Chốt bộ thông tin, soạn thông cáo, chuẩn bị ảnh và bảng thông số, kiểm tra lại từng con số.
- Ngày công bố
- Gửi thông cáo và tệp đính kèm, đăng bản đầy đủ trên website công ty, thông báo trên kênh chính thức.
- Sau công bố
- Trả lời câu hỏi của phóng viên trong ngày, theo dõi bài lên, đối chiếu thông tin và link nếu có.
Họp báo chỉ đáng tổ chức khi sản phẩm cần trình diễn trực tiếp hoặc có người phát ngôn mà phóng viên muốn phỏng vấn tại chỗ. Với sản phẩm phần mềm hoặc dịch vụ không có vật thể để trình diễn, thông cáo kèm video ngắn và phỏng vấn riêng thường đủ và tiết kiệm hơn. Nếu bạn dự định đăng thông cáo như một bài trả phí trên báo, quy trình và cách chọn đầu báo nằm ở trang booking báo và PR.
Những lỗi thường gặp khi viết thông cáo ra mắt sản phẩm
Sáu lỗi thường gặp: mở bằng lịch sử công ty khiến lead không nói được sản phẩm là gì; dùng tính từ cường điệu như “đột phá”, “số một” khi không có số liệu kiểm chứng; thiếu giá hoặc ngày bán; nhồi toàn bộ thông số vào đoạn văn thay vì tách thành bảng đính kèm; trích dẫn người phát ngôn chỉ lặp lại thông số thay vì nêu lý do và góc nhìn; gửi ảnh nhỏ hoặc có chữ chèn khiến phóng viên không dùng được.
Câu hỏi thường gặp
Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới nên dài bao nhiêu?
Khoảng một trang giấy, tuỳ yêu cầu của từng toà soạn. Thông số chi tiết để ở tệp đính kèm thay vì nhồi vào thân bài.
Có bắt buộc phải họp báo khi ra mắt sản phẩm không?
Không bắt buộc. Họp báo hợp khi sản phẩm cần trình diễn trực tiếp. Nhiều doanh nghiệp chỉ gửi thông cáo kèm tài liệu và nhận phỏng vấn riêng.
Nên gửi thông cáo trước hay sau ngày ra mắt?
Gửi đúng ngày công bố hoặc trước đó kèm thời gian cấm đăng trước thống nhất với phóng viên. Gửi sau ngày công bố làm giảm tính thời sự.
Thông cáo ra mắt sản phẩm có cần đưa giá không?
Nên đưa nếu sản phẩm đã có giá. Giá là thông tin độc giả quan tâm sớm, nhà báo thường hỏi lại nếu thiếu.
Có thể dùng chung một thông cáo cho nhiều báo không?
Được, nhưng nhiều tòa soạn ưu tiên bản có góc riêng. Với bài đăng trả phí, mỗi đầu báo thường biên tập lại tiêu đề và đoạn mở.
Hình minh hoạ: Storyset.
Tài liệu tham khảo
- PR Newswire - Essential Components of a Press Release - khung cấu trúc chuẩn quốc tế: tiêu đề, dateline, đoạn mở, thân bài, giới thiệu công ty, thông tin liên hệ.
Muốn biết thông cáo báo chí là gì và vai trò của nó so với bài PR, xem bài thông cáo báo chí là gì.