Cách Viết Bài PR Cho Sự Kiện: 6 Bước Và Ví Dụ Mở Đầu

Cách viết bài PR cho sự kiện là xác định rõ mục tiêu và đối tượng tham dự trước khi đặt bút, trả lời đủ 5W1H (sự kiện gì, ai tổ chức, khi nào, ở đâu, vì sao đáng chú ý, diễn ra thế nào), rồi trình bày theo cấu trúc tháp ngược giống một bản tin - không phải một tờ rơi quảng cáo. Khác với bài PR sản phẩm chỉ có một mốc thời gian đăng, bài PR sự kiện còn phải tính đến 3 giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện.

Nhiều doanh nghiệp tổ chức xong sự kiện mới nghĩ đến việc viết bài PR, trong khi bài PR sự kiện hiệu quả nhất phải được lên khung ngay từ lúc lập kế hoạch sự kiện - vì mỗi giai đoạn (trước, trong, sau) cần một bản tin riêng với thông tin khác nhau. Bài này đi thẳng vào 6 bước viết, cấu trúc chuẩn báo chí, ví dụ sapo cho từng loại sự kiện phổ biến và checklist trước khi gửi bài cho báo.

PR sự kiện là gì? Khác gì PR sản phẩm thông thường

PR sự kiện là bài viết mang tính tin tức, thông báo hoặc tường thuật về một hoạt động có mốc thời gian cụ thể - lễ ra mắt sản phẩm, khai trương, hội thảo, triển lãm, lễ kỷ niệm - được gửi đăng trên báo điện tử hoặc kênh truyền thông để tiếp cận đúng nhóm độc giả quan tâm. Điểm khác biệt lớn nhất so với PR sản phẩm/thương hiệu thông thường nằm ở cấu trúc dữ liệu bắt buộc và số lượng bài cần viết cho cùng một chủ đề.

Cấu trúc bài PR sự kiện chuẩn báo chí

Ban biên tập báo điện tử duyệt bài PR sự kiện theo cùng tiêu chuẩn với tin tức thường: cấu trúc tháp ngược, thông tin quan trọng nhất nằm ở đầu bài. Đây cũng là công thức viết bài PR chuẩn báo chí áp dụng chung cho mọi loại bài PR, chỉ khác ở phần nội dung cụ thể cần điền vào từng tầng.

1. Tầng 1

   Tiêu đề

   Nêu tên sự kiện + điểm đáng chú ý nhất, dưới 65 ký tự

2. Tầng 2

   Sapo - trả lời 5W1H

   Sự kiện gì, ai tổ chức, khi nào, ở đâu, vì sao đáng quan tâm

3. Tầng 3

   Thân bài chi tiết

   Nội dung chương trình, khách mời, hoạt động nổi bật, bối cảnh tổ chức

4. Tầng 4

   Trích dẫn + thông tin liên hệ

   Phát ngôn từ đại diện tổ chức, tên đơn vị, kênh liên hệ để độc giả tìm hiểu thêm

6 bước viết bài PR sự kiện từ A đến Z

1. 1

   Xác định mục tiêu và đối tượng đọc

   Bài viết để mời tham dự, để công bố sau sự kiện, hay để xây dựng hình ảnh lâu dài - mỗi mục tiêu dẫn đến một góc viết khác nhau.

2. 2

   Thu thập đủ dữ liệu 5W1H

   Tên sự kiện, đơn vị tổ chức, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, lý do đáng chú ý - thiếu 1 mục là bài dễ bị báo trả lại.

3. 3

   Chọn góc tin tức (news angle)

   Điểm gì ở sự kiện này khiến người ngoài công ty cũng thấy đáng đọc - sản phẩm mới, con số ấn tượng, khách mời nổi bật, hay ý nghĩa cộng đồng.

4. 4

   Viết theo tháp ngược

   Đặt thông tin quan trọng nhất lên đầu, giữ giọng khách quan như một phóng viên tường thuật, không phải nhân viên marketing quảng cáo.

5. 5

   Xin trích dẫn phát ngôn thật

   1-2 câu từ người có thẩm quyền phát ngôn (ban lãnh đạo, trưởng ban tổ chức) - tăng độ tin cậy và đúng chuẩn tin tức hơn câu văn tự viết hộ.

6. 6

   Biên tập và gửi đúng định dạng báo yêu cầu

   Soát chính tả, kiểm tra độ dài, gắn ảnh đúng tỷ lệ và độ phân giải theo yêu cầu của từng đầu báo trước khi gửi.

Viết bài PR theo 3 giai đoạn của sự kiện

Đây là phần khác biệt rõ nhất so với PR sản phẩm thông thường: một sự kiện thường cần tối thiểu 2, lý tưởng là 3 bài PR ở 3 thời điểm khác nhau, mỗi bài có mục tiêu và nội dung riêng - không phải viết lại cùng một bài rồi đổi ngày đăng.

1. Trước sự kiện

   Bài mời tham dự

   Đăng 5-10 ngày trước. Nêu thời gian, địa điểm, cách đăng ký/nhận vé, lý do nên tham gia. Mục tiêu: kéo người đến sự kiện.

2. Trong / ngay sau

   Bài tường thuật không khí

   Đăng trong ngày hoặc chậm nhất hôm sau. Mô tả không khí thực tế, hoạt động nổi bật, phản ứng khách mời. Mục tiêu: giữ độ nóng của tin tức.

3. Sau sự kiện

   Bài tổng kết

   Đăng vài ngày sau. Có số liệu (số khách tham dự, kết quả đạt được), phát ngôn tổng kết, định hướng tiếp theo. Mục tiêu: chốt lại thông điệp, còn giá trị tra cứu lâu dài.

Không phải sự kiện nào cũng cần đủ cả 3 bài - sự kiện quy mô nhỏ (ra mắt sản phẩm nội bộ, khai trương chi nhánh) thường chỉ cần bài mời tham dự và bài tổng kết; sự kiện quy mô lớn (hội thảo ngành, triển lãm nhiều ngày) mới nên đầu tư đủ 3 bài để giữ mạch truyền thông liên tục.

Ví dụ mở đầu (sapo) theo từng loại sự kiện

Mỗi loại sự kiện có một điểm nhấn khác nhau cần đưa lên đầu sapo. Các ví dụ dưới đây là mẫu tham khảo về cách vào bài - thay thông tin trong ngoặc vuông bằng dữ kiện thật của sự kiện, không dùng nguyên văn để tránh trùng lặp nội dung khi nhiều doanh nghiệp cùng tham khảo.

• Ra mắt sản phẩm

  “[Tên công ty] vừa chính thức ra mắt [tên sản phẩm] tại [địa điểm] vào [ngày], đánh dấu bước đi mới trong [lĩnh vực]. Sản phẩm được giới thiệu với [điểm khác biệt chính]…”

• Khai trương

  “Sáng [ngày], [tên công ty] khai trương [tên chi nhánh/cửa hàng] tại [địa chỉ cụ thể], nâng tổng số điểm phục vụ lên [con số]. Sự kiện thu hút [số lượng] khách mời và đối tác…”

• Hội thảo / triển lãm

  “[Tên hội thảo] do [đơn vị tổ chức] chủ trì đã diễn ra tại [địa điểm] ngày [ngày], quy tụ [số lượng] diễn giả và khách mời bàn về [chủ đề chính]…”

• Lễ kỷ niệm

  “[Tên công ty] vừa tổ chức lễ kỷ niệm [số năm] năm thành lập tại [địa điểm], nhìn lại chặng đường [tóm tắt cột mốc] và công bố định hướng [giai đoạn tiếp theo]…”

4 sapo trên chỉ là đoạn mở đầu. Dưới đây là ví dụ viết thành bài hoàn chỉnh cho từng loại (dữ liệu minh hoạ, không phải sự kiện có thật):

Với sự kiện có nhiều đơn vị đồng tổ chức và kéo dài nhiều ngày như hội sách, cách trình bày sapo và lịch hoạt động có vài điểm riêng theo từng giai đoạn - xem thêm các mẫu bài PR ngày hội sách theo từng thời điểm và đơn vị tổ chức.

Sự kiện có trẻ em tham gia (Quốc tế Thiếu nhi, Trung thu, khai giảng…) cần thêm vài lưu ý riêng ngoài khung sapo chung ở trên - xem trọn danh sách đầu báo và mẫu bài PR cho sự kiện Quốc tế Thiếu nhi kèm cách xin phép hình ảnh trẻ em trước khi gửi báo.

Lỗi thường gặp khi viết bài PR sự kiện

Checklist trước khi gửi bài PR sự kiện cho báo

• Đã có đủ thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức trong 2 câu đầu tiên.
• Có ít nhất 1 trích dẫn phát ngôn từ người có thẩm quyền, ghi rõ tên và chức danh.
• Tiêu đề không nhồi từ khoá SEO, đọc tự nhiên như tin tức thật.
• Ảnh đính kèm đúng độ phân giải, tỷ lệ và số lượng theo yêu cầu của đầu báo định gửi.
• Đã đối chiếu lại toàn bộ số liệu (số khách, doanh thu, năm thành lập…) với người trong doanh nghiệp trước khi gửi đi.
• Thông tin liên hệ ở cuối bài chính xác, còn hoạt động, không phải số cũ đã ngừng dùng.

Đăng bài PR sự kiện ở đâu và chi phí bao nhiêu?

Viết xong bài là bước đầu - bài PR sự kiện chỉ phát huy tác dụng khi được đăng đúng đầu báo có độc giả trùng với đối tượng doanh nghiệp muốn tiếp cận. DigicomVN cung cấp dịch vụ booking báo & PR, hỗ trợ chọn đầu báo phù hợp và xử lý khâu biên tập theo đúng yêu cầu từng toà soạn. Giá đăng bài dao động theo vị trí và độ uy tín của từng đầu báo - xem chi tiết trong báo giá đăng bài PR theo từng đầu báo trước khi lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện.

Câu hỏi thường gặp

• Một sự kiện cần viết bao nhiêu bài PR?

  Tối thiểu 1 bài (thường là bài tổng kết sau sự kiện), lý tưởng 2-3 bài nếu doanh nghiệp muốn vừa mời khách tham dự vừa giữ mạch truyền thông sau đó.

• Bài PR sự kiện nên dài bao nhiêu chữ?

  Đa số báo điện tử chấp nhận 400-700 chữ cho bài PR sự kiện thông thường; hội thảo/triển lãm nhiều nội dung có thể dài hơn nếu ban biên tập đồng ý.

• Có bắt buộc phải có trích dẫn phát ngôn không?

  Không bắt buộc với mọi báo, nhưng có trích dẫn giúp bài đọc khách quan hơn và tăng khả năng được duyệt đăng nhanh.

• Nên gửi bài PR sự kiện trước hay sau khi sự kiện diễn ra?

  Cả hai - bài mời tham dự gửi trước 5-10 ngày, bài tường thuật/tổng kết gửi trong vòng 1-3 ngày sau khi sự kiện kết thúc để còn giữ giá trị tin tức.

Ảnh minh hoạ trong bài: Storyset.